Sørlandet sykehus setter GS1 standarder i system

Med implementering av GS1 standarder legger Sørlandet sykehus til rette for at de ansatte kan bruke mer tid på det som er viktig.

Gjennom bedre tilgang til data ønsker Sørlandet sykehus å skaffe seg innsikt som kan forbedre arbeidsdagen til de ansatte. Oppgaver som tidligere ble gjort manuelt og krevde timer kan nå gjøres på minutter. Ikke bare gjør det arbeidsdagen til den enkelte arbeidstaker bedre, men de vil også få mulighet til å bruke mer tid på pasientrettet arbeid.

Systemet er bygget med tanke på oppgaver som ansatte helst vil unngå. For eksempel å lete etter utstyr. Istedenfor å lete gjennom en av sengepostene så kan personen gå inn i systemet for å finne ut hvor utstyrer er. Dermed sparer personen letejobben, forklarer Sondre Tharaldsen innovasjonskonsulent ved Sørlandet sykehus.

Hverdagen blir bedre med GS1 standarder

Standardene er ment å frigjøre tid for ansatte slik at kvaliteten på arbeidet øker. En del arbeid som i dag gjøres manuelt er det tenk at systemet kan gjøre for dem. Med rundt 7000 ansatte, i overkant av 250 senger, og store mengder medisinsk teknisk utstyr, sier det seg selv at potensialet er stor.

– Vi planlegger å spore rene og skitne senger. I dag er det personell som går rundt og sjekker de forskjellige sonene for å se om det er behov for å fylle på med nye senger eller flytte skitne senger til vasken. Med ganske enkel sporing kan en bare sjekke det i systemet, illustrerer Tharaldsen.

For Sørlandet sykehus handler det om et forbedret totalbilde hvor bedre kontroll og tilgang på data kan bidra til bedre innsikt som tidligere ikke var tilgjengelig. Ved å skanne en RFID tag kan en seng sjekkes inn og ut av vedlikehold og Tharaldsen og kollegaer kan få tilgang til historisk data om bevegelsene til de forskjellige sengene. Foreløpige tilbakemeldinger tyder på at systemet er godt mottatt. Spesielt potensialet for å effektivisere arbeidsdagen.

– Det å lete etter utstyr er oppgaver som de fleste helst vil unngå. Når en sykepleier for eksempel trenger en insulinpumpe, har de ikke lyst til å bruke en halvtime på å finne den. Ved å sjekke systemet kan de finne den på en brøkdel av tiden. Dette bidrar til at de kan bruke mer tid på det som er viktig, for eksempel pasientrettet arbeid, forklarer Tharaldsen.

Systemet kan også bidra til at små detaljer ikke får store konsekvenser. Vilkårlig vedlikehold av utstyr kan i verste fall ha store konsekvenser. Ved hjelp av standardisering og sporing, muliggjort av GS1 standarder, vil teknisk personell enklere kunne se når, for eksempel, en seng trenger vedlikehold.

– Med periodisk vedlikehold av senger reduserer vi risiko for ulykker som medfølger av dårlig vedlikehold. Om systemet ikke direkte retter seg mot pasienter så har det en betydning for pasientene, argumenter Tharaldsen.

Et system som bedrer kvaliteten på arbeidet

GS1 standarder bidrar til at en arbeidsprosess ikke er avhengig av toveiskommunikasjon. Tharaldsen illustrerer dette med avfallshåndtering. På Sørlandet sykehus er avfallsdunkene markert med QR koder. Når det er behov for tømming scannes en QR kode. Dette gir et enkelt køsystem hos portørene som øyeblikkelig får oversikt over hva som trengs å gjøres.

– Tidligere så var det slik at det måtte ringes til portørene, men nå spares det betraktelig med tid samtidig som det gjør arbeidsflyten mer effektiv gjennom at den som oppdager at avfallsdunken er full ikke er avhengig av å vente på svar, kommenterer han.

Fordelen med denne type standardisering som er muliggjort av GS1 standarder er alle ledd har samme standard. Hele verdikjeden snakker samme språk og sporbarheten blir dermed større. Skjer det for eksempel en feil et sted i verdikjeden bidrar standardene til at det raskt kan gjøres noe med og de store konsekvensene kan begrenses. Standardene kan også bidra til at «feilen» ikke begås i det hele tatt.

– Det skal være kontroll på at en pasient mottar riktig medisin til riktig tid. Med standardisering og merking med QR koder og data matrix med GS1 standarder i bunn har vi en mulighet til å forsikre oss om at menneskelige feil ikke får konsekvenser for pasientene. Systemet bidrar til dette, avslutter han.