Finner frem med GLN

Når du frakter medisinsk utstyr og eksplosive kjemikalier, vil du være sikker på at det havner på riktig sted. Universitetene i Oslo og Bergen bruker GLN-standarden for å holde styr på 650 adresser.

– Dette var riktig grep for å sikre at det vi bestiller, til enhver tid kommer dit det skal, konstaterer Jacob M. Landsvik. Innkjøpssjefen på Universitetet i Oslo har ansvaret for bestillinger til hundrevis av adresser. Et normalt år har UiO over 50 000 bestillinger.

Slipper detektivarbeid
I vår tok universitetet i bruk et nytt økonomi- og bestillingssystem. – Da fikk vi problemer med å få adressefeltene slik som vi ønsket at de skulle være for å sikre leveransene. Derfor pushet vi frem denne løsningen, sånn at vi skulle slippe å bruke tid og krefter på det detektivarbeidet som vi så ut til å måtte dra i gang med, sier Landsvik.

«Denne løsningen» – det er GLN. Global Location Number gir hver enkelt adresse sin egen kode. På den måten kan du finne riktig frem til alt fra en hel bygning til en bestemt hylle i en butikk.

Settes på trappen
Universitetet trengte en løsning som ikke etterlater tvil om hvor ting faktisk skal. – Leverandørene våre ba oss om å bruke GLN. De synes det er en veldig bra løsning og hadde god erfaring med den fra andre oppdragsgivere, fastslår Jacob M. Landsvik.

– Tidligere har det vært brukt mye tid på å spesifisere adresser i ordrene våre. Blant annet har vi måttet legge til leveringsdetaljer som for eksempel romnummer. Det måtte gjøres for hver eneste ordre som ble opprettet, sier seniorrådgiver Jon Petter Sjølund.

Milliarder
Totalt har UiO 600 000 kvadratmeter med lokaler. Nærmere 100 000 nye kvadratmeter er på vei i det nye Livsvitenskapbygget og det nye Vikingtidsmuseet. Rundt omkring i disse lokalene leveres det varer og tjenester for 2,5 milliarder kroner i året.

Ikke alle sendinger kommer dit de skal:
– Vi har flere leverandører som bruker transportselskaper som ikke legger like mye i leveransene som det leverandørene ville ha gjort hvis de hadde egne folk. Av og til plasseres ting på trappen eller kjøres til nærmeste posthus. Da er det styr for oss å bruke tid og krefter på å spore opp disse varene, sier Landsvik.

Fra mobil til kjemikalier
Det kan være folk som går og venter på mobiltelefonen sin fra reparasjon, for eksempel. – Alle som vet noe om hvordan en arbeidsplass er i dag, vet den ikke fungerer uten mobiltelefon. Der ligger møtekalenderen, telefonen, eposten – alt mulig, ramser han opp.

Telefonen er likevel ikke det mest avgjørende:
– Vi har medisinsk utstyr til forskerne våre. Kostbart IKT-utstyr. Brannfarlige og eksplosive kjemikalier og gasser. Det er en del farlige ting som ikke skal komme på avveie, fastslår han. For to og et halvt år siden opplevde UiO at en beholder med cyanid ble stjålet på vei til Blindern. Med GLN er det i hvert fall ikke uklar adresse som skal gjøre at farlige eller verdifulle ting blir borte på veien.

Ja til standardisering
Jacob M. Landsvik og Universitetet i Oslo er for standardisering som et prinsipp. – Vi jobber mye med det. Vi vet at standardisering gir betydelige effekter både på logistikk og økonomi. Innføring av GLN er innføring av en ny standard som sikrer at varene kommer frem, sier han.

Jobben med å innføre GLN på universitetet gikk greit. – Vi er veldig godt fornøyde med den servicen vi fikk av GS1 – hvordan de la til rette og den kompetansen de hadde. De hjalp oss utrolig, sier han. Det er standardiseringsorganisasjonen GS1 som står bak GLN-standarden.

GLN egner seg ikke bare for en stor virksomhet som universitetet, mener han. – Den passer for mellomstore bedrifter, også. Alt blir stadig mer digitalisert, og ting skjer elektronisk mellom bestiller og leverandør. Da er det fint å ta i bruk en standard, råder Landsvik.

– Det er veldig bra at en stor aktør som Universitetet i Oslo tar i bruk åpne, globale standarder for å håndtere logistikken. Det er betydelige gevinster å hente, for både kunde og leverandør, ved å bruke standarder som sikrer at riktig vare blir levert til riktig sted. Den åpne, globale standarden GLN, som står for Global Location Number, brukes av selskaper verden over til å identifisere sine lokasjoner. Gjennom GLN-standarden har de full fleksibilitet til å identifisere alle typer eller nivåer av plassering som kreves. For Universitetet i Oslo betyr det at det blir lett for en leverandør å vite nøyaktig hvor på universitetet en vare skal leveres. Vi håper flere offentlige aktører tar i bruk GLN for å få bedre kontroll på logistikken.

Glenn Schei

Produktansvarlig for GLN i GS1 Norway